KMK’nın 35 ve 38.maddesine göre;
SİTE YÖNETİM KURULU GÖREV VE YETKİLERİ
a) Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi;
b) Ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması;
c) Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi;
d) Ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması;
e) Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısıyla doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması;
f) Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü;
g) Ana gayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmemesi için veya bir hakkın kaybına meydan verilmemesi için gerekli tedbirlerin alınması;
h) Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına, alınması;
i) Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi;
j) Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;
k) Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması,
l) Kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri deftere tarih sırasıyla yazmak ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak, defteri, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmak
SİTE YÖNETİMİ DENETİM KURULU GÖREVLERİ
Site yönetimi denetçi görevleri Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesinde şu şekilde açıklanıyor.
E) Yönetimin denetlenmesi:
Madde 41 – Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir.
Hesapların denetlenmesi için yönetim planında, belli bir zaman konulmamışsa; bu denetim her üç ayda bir yapılır; bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir.
Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve ana gayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir. Bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir. Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, 1'den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.
Site Müdürünün Görev ve Sorumlulukları;
Site müdürü; kat sakin ve maliklerin hizmet anlamında beklentilerine karşılık vermek; Sorumluluk sahası içerisinde huzurlu ve güven içerisinde yaşam sağlamalarında katkıda bulunmak site yönetim kurulu tarafından verilen talimatlar doğrultusunda yaşam kalitesini arttırarak, sunulan hizmetlerde memnuniyeti sağlamaktır.
Site müdürü; yönetim kurulunun önceliğinde; zaman kavramı gözetmeksizin kat sakin ve maliklerin memnuniyetini arttırmak, temiz-bakımlı-güvenli ve şeffaf bir yaşam atmosferi sağlamak daimi amacıdır.
1. Görevlerin yerine getirilmesinde; site yönetim kuruluna karşı sorumludur.
2. İdari ve özlük hakları bakımından site yönetim kuruluna bağlıdır.
3. Günlük bankadan hesap hareketlerinin takibini yapar.
4. Site kat sakinleri ve malikleri tarafından bankaya yatırılan aidatların takibini yapar, yatırmayanları devreden ayın 10’dan sonra ilan panolarında duyurur, site yönetim kuruluna bilgi verir.
5. Aidatlarını belirtilen süre içerisinde yatırmayan kat sakin ve maliklerini müteakip ayın 20 sine kadar, site aidat ödemelerinde aksamaya sebep vermeleri nedeniyle, kat mülkiyetleri kanunun 20 inci maddesi gereğince bu ödemelerin faizi ile alınması için site avukatından icra takibi yapılmasını ister.
6. Haftalık yönetim kurulu toplantısı için hazır bulunur, toplantı sonrası çıkarılan talimat, görev ve sorumlulukları yerine getirir, müteakiben yapılan işlerinin raporunu sunar.
7. Genel gider faturalarını dosyalar, yönetim kurulunun gözetimine sunar,
8. Yönetim kuruluna sunulmak üzere aylık mizanı çıkarır.
9. Denetim kuruluna sunulmak üzere aylık mizanı çıkarır.
10.3 (üç) aylık faaliyet raporu hazırlar, yönetim kurulunun imzası ile web sitesinde ve blok ilan panolarında yayınlar.
11.3 (üç) aylık gider-gelir tablosu hazırlar, yönetim kurulunun imzası ile blok ilan panolarında yayınlar.
12.3 (üç) aylık denetim raporu hazırlar dönemin denetim kurulu üyelerinin onayına sunar.
13. Site yönetiminde çalışan personelin özlük bilgilerini toplar, eksiklikleri tamamlar.
14. Her ay düzenli olarak site çalışan personelin SSK bildirgesi ödemesini bağlı bulunduğu banka hesabına yatırır.
15. İşletme kurallarına ve görevlendirmelere uymayan, iş kanunu aksine davranışlarda bulunan ve iş verimliliği yetersiz olan personel ile ilgili tutanak tutarak, gerekli disiplin uygulamalarını yapmaya yetkilidir. Yönetim kurulunu bilgilendirir.
16. Siteye gelen elektrik, su vb. (ortak alanlar) faturalarını takip eder, önceki yıllarla karşılaştırmalı aylık çizelge hazırlar.
17. Kış aylarında günlük doğal gaz tüketimini takip eder, çizelge hazırlar.
18. Siteye yeni taşınan sakinlerin kayıtlarını tutar, bilgilendirme broşürü verir.
19. Site web sayfasının kullanıcısıdır, web sitesi aracılığıyla gelen dilek, temenni ve görüşleri site yönetim kuruluna sunar.
20. Kendisine bağlı personellerin sorumluluk sahası içinde çalışma verimliliğini, sürekliliğini ve iş güvenliğini sağlamaktan sorumludur.
21. Yönetim Kurulu adına site kat sakinleri ve malikleri ile iletişim kurma, sorunları tespit etme ve yönetim kurulu toplantı gündemlerine aksettirmekten sorumludur.
22. Site içerinde yapılması uygun görülen çalışmalarda malzeme alımı vs. gibi durumlarda özel şirketler ile görüşmeler yapar, teklif toplar, değerlendirme yapılması için yönetim kuruluna sunar. Site yönetim kurulunun vereceği yetki dâhilinde ve onayına müteakip, en uygun olanların alımını yapar ve yönetim kurulan bilgi verir.
23. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan günlük / haftalık / aylık v.b. çalışma planlarını görevlilere tebliğ eder, yapar/yaptırır; iş planına uygun görevlendirmeler yapar;
24. Sitedeki güvenlik, teknik, blok görevlileri (bahçıvanlık) ve dışarıdan hizmet alımı yapılan bütün firma çalışanlarını en verimli şekilde çalışmasını sağlar.
25. Güvenlik kamera sisteminden sorumludur. Kayıt aktarma ve kayıt izleme görevini üslenir.
26. Blok içi, çevresi ve ortak alanların tertipli, temiz ve düzenli olmasından sorumludur.
27. Çalışan personeli, konularına göre bir araya getirerek bilgi, deneyim, iş akışı ile malzeme, ekipman ve insan kaynaklarının en verimli bir şekilde kullanımını sağlar.
28. Her mesai başlangıcında ve bitişinde sitenin günlük iş planlarını gözden geçirir, plan dışı gelişen durumların plana girdisini sağlayarak görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder.
29. Site içindeki hizmetlerin 24 saat aksaksız yürütülmesini sağlamak ve meydana gelebilecek muhtemel aksaklıkları gidermek maksadıyla gerekli tedbirleri alır. Sitede meydana gelebilecek emniyet olayları, genel sağlık tehditleri veya acil durumlarda genel kontrolü elde bulundurarak yetkililere bilgi verir. Yapılması gerekenleri yapar.
30. Kat sakin ve maliklerinden gelen sözlü, yazılı şikayet müracaatların yetkisi doğrultusunda, görevlilerce neticelendirilmesini ve cevaplandırılmasını sağlar, yönetim kuruluna sunar ve haftalık faaliyet raporuna ekler.
31. Site içinde yönetim planına uymayan site kat sakin/maliklerini sözlü veya yazılı ikazlarda bulunur. Gerekirse durumu site yönetim kuruluna ileterek, buradan çıkan sonuca göre hareket tarzı belirler.
32. İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili gerekli emniyet tedbirlerini aldırır.
33. Personelin kılık kıyafet ve iş disiplininin takibini yapar, yaptırır.
34. Hizmet faaliyetlerinde kullanılan araç, gereç ve donanımın bakımlı, işletmeye hazır ve yeterli sayıda olması için kontrollerini yapar, kayıtlarını tutturur.
35. Siteye alınan malzemelerin kayıt altına alınmasını, depolanmasını ve uygun sarf edilmesini sağlar.
36. Demirbaş malzemenin zimmet kaydına girmesi gerekenleri kayda aldırır; demirbaş kaydına girmiş olan malzemelerin kaydını tutturur, miadını doldurmuş malzemenin kayıt düşmesinin yapılması için yönetim kuruluna teklifte bulunur ve kayıt düşme işlemini yönetim kurulu ile koordineli yapar.
37. Yönetim ofisinde bulunan her türlü evrak kayıt, takip işlemlerinin kurallara uygun ve sistemli bir şekilde işleyişini takip eder/sağlar. Arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin kurumsal bir anlayış içinde yürütülmesinden sorumludur.
38. Yönetim Kurulu toplantılarının tertip ve düzeni için yönetim kurulunun talimatını bekler, organize eder, kurulun alacağı kararları uygulamaya koyar.
39. Site yönetim kurulu ve genel kurul toplantıları için hazırlıklar yapar.
40. Yönetim kurulunun vereceği diğer görevleri yapar.